PDF/A (PDF for Archiving)
Le PDF/A, avec un A pour Archivage, est une norme de fichiers électroniques optimisée pour la préservation à long terme.
Norme
ISO d'archivage des documents papier et électroniques ratifiée en octobre 2005, le format
PDF/A a été mis au point par un groupe de travail constitué d'
Adobe et de nombreux autres acteurs institutionnels et sectoriels. Il facilite grandement la mise en conformité avec l'obligation de conservation des documents incombant aux entreprises.
Aujourd'hui de plus en plus de documents sont archivés électroniquement et tous ceux qui travaillent avec des ordinateurs depuis plusieurs années savent combien la réutilisation d'un fichier archivé peut devenir un véritable casse-tête...
Pensez aussi à tous ces "vieux" fichiers créés il a une dizaine d'années avec des logiciels qui n'existent plus et qui ne sont pas reconnus par les actuels.
Pour les établissements qui archivent des centaines ou des millions de documents électroniques il devenait crucial de pouvoir s'appuyer sur un format :
- qui préserve l'aspect original des documents,
- qui soit public et (correctement) documenté,
- qui soit indépendant de tout éditeur de logiciel et de tout système d'exploitation,
- qui soit autonome, c'est-à-dire sans requérir des données externes au fichier pour être utilisable,
- dont le contenu puisse être recherché et indexé.
Le format PDF répondant à ces caractéristiques, il a été défini un sous-ensemble de règles destiné à assurer la pérennité des fichiers pendant une centaine d'années.
Ce sous-ensemble s'appelle
PDF/A et son développement est entre les mains de l'organisation
ISO.
Le PDF/A est le standard
ISO-19005-1:2005
Il existe actuellement deux variantes du format PDF/A, tous les deux basés sur les spécifications du format PDF 1.4 :
•
PDF/A-1a
Le contenu du fichier est incorporé en étant balisé (
tagged content). Ce qui signifie que le fichier contient la description de l'apparence visuelle du document et qu'en plus il contient aussi sa description logique, c'est-à-dire la description de sa structure. Ce qui facilite d'autant toutes les opérations de recherche et d'indexation.
Par exemple : dans un texte le mot "Méditerranée" peut se trouver coupé (césure) en bord de colonne et finir à la ligne suivante. Si le fichier ne contient que la description visuelle du document il contiendra en fait les mots "Méditer-" et "ranée", donc toute recherche/indexation sur le mot complet se soldera par un échec.
Alors que si le fichier est balisé (s'il contient une description logique) en plus de la description visuelle les moteurs de recherche n'auront aucun mal à retrouver toutes les occurrences du mot, qu'il soit coupé ou non.
Indépendamment de la problématique des fichiers PDF/A, le balisage des fichiers PDF a également une importance énorme pour les handicapés, visuels notamment, qui utilisent des logiciels de synthèse vocales pour les lire.
• PDF/A-1b
Seule l'intégrité visuelle du document est prise en compte.
Les restrictions suivantes s'appliquent aux fichiers PDF/A :
- La norme PDF/A s'appuie sur les spécifications du format PDF 1.4.
- Les fonctions de transparence ne doivent pas être utilisées.
- Les fichiers PDF/A sont autonomes et ne doivent référencer aucun contenu externe.
- Toutes les polices doivent êtres incorporées en entier, ce qui interdit l'usage de jeux partiels (subset).
- Les données peuvent utiliser les espaces colorimétriques RVB ou CMJN, mais pas les deux ensembles : un PDF/A est soit un fichier RVB, soit un fichier CMJN. Il n'y a pas de mixage possible.
- Commentaires et annotations sont restreints : leur apparence doit être identique à l'écran et à l'impression.
- Les fichiers ne doivent contenir ni musique, ni vidéo, ni annotations non-imprimables, ni champ de formulaire, ni code JavaScript.
- Les algorithmes de compressions brevetés par des sociétés privées ne sont pas supportés. Ce qui interdit donc l'usage des algorithmes LZW et JPEG.
En plus des ces restrictions un certain nombre d'obligations sont à respecter, essentiellement des informations supplémentaires que l'on ne trouve pas dans les fichiers PDF standards et qui sont intégrées sous forme de métadonnées (
metadatas)
:
- Un marqueur doit indiquer que le fichier PDF est un PDF/A, ainsi que sa variante.
- Bien que non-obligatoire la présence de métadonnées "cohérentes" est fortement recommandée.
Comment créer un fichier PDF/A ?
Actuellement le plus simple est certainement d'utiliser
Adobe Acrobat Pro 8 (ou version ultérieure), un des rares logiciels qui gère ce format, avec
Callas pdfaPilot.
Note
Formations
Normes PDF : PDF/A : ISO 19005
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