Bien sur que ca m’intéresse !
Si c’est bien rédigé je pourrais même le mettre sur le site (avec ton accord, bien sur).
La possibilité d’émettre des factures électroniques en PDF et les conditions à respecter entre professionnels:
Il faut tout d’abord préciser que l’obligation d’établir une facture comportant certaines mentions obligatoires et respectant certaines formes n’existe qu’en cas de relations entre professionnels.
Les règles relatives à la facturation électronique décrites ci-dessous ne sont obligatoires qu’entre professionnels.
Le Code Général des Impôts (CGI) réglemente la facturation ainsi que la facturation électronique. Cette réglementation est issue de la transposition de la directive communautaire n°2001/115/CE.
La réglementation de la facture électronique a pour objet de faire de la facture électronique un document équivalent à la facture papier d’un point de vue fiabilité ; elle tiendra lieu alors de facture d’origine.
Par exemple, d’un point de vue fiscal, la TVA ne sera déductible que sur présentation de la facture la mentionnant, cette facture devant être fiable.
La réglementation française a ainsi mis en place deux systèmes permettant de considérer une facture électronique comme facture originale.
Les articles 289 et 289 bis du CGI posent ces deux seuls cas.
Il s’agit de deux normes sécurisées :
– Transmission d’une facture selon le système de l’échange de données informatisées (EDI). Cette facture est constituée par un message structuré sous la forme d’un fichier dans un format type traitement de texte, tableur ou image. On parle de facture dématérialisée.
– Transmission d’une facture dont l’origine et le contenu sont garantis par une signature électronique.
On parle de facture électronique sécurisée.
Même si le système d’envoi électronique de facture est sécurisé, il n’est valable que s’il utilise un des deux systèmes sécurisés prévus par les textes.
Ces deux méthodes ont pour point commun de nécessiter l’accord du bénéficiaire.
I. La facture dématérialisée
Il s’agit du recours à un système de télétransmission conforme à certaines spécifications techniques garantissant la sécurité et l’intégrité du message. L’article 41 septies de l’annexe IV au CGI décrit les conditions minimales devant être remplies par le système de télétransmission.
Vous devez dans ce cas vous mettre d’accord avec le bénéficiaire de la facture sur les caractéristiques du flux échangé et investir dans l’achat d’un logiciel adapté qui sera utilisé par les deux partenaires.
Le recours à la facture dématérialisée devait être déclaré à l’administration fiscale jusqu’au 31 décembre 2005. Cette obligation n’existe plus aujourd’hui.
II. La facture électronique sécurisée
La facture électronique sécurisée doit être créée, transmise et archivée sous forme électronique dans un format permettant de garantir l’intégrité et la pérennité de son contenu depuis son émission jusqu’à l’expiration de la période de stockage. Une facture initialement émise sur support papier puis numérisée ne constitue pas une facture d’origine au sens du CGI.
Elle doit également comporter la signature électronique de l’émetteur. L’article 96 F de l’annexe III au CGI décrit les caractéristiques que doit présenter la signature électronique.
La signature électronique est une donnée sous forme électronique qui est jointe ou liée logiquement à d’autres données électroniques et qui sert de méthode d’authentification du signataire et de l’origine des informations.
La signature électronique doit satisfaire aux exigences suivantes :
– Etre propre au signataire ;
– Permettre d’identifier le signataire ;
– Etre créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif ;
– Garantir le lien avec les factures auxquelles elle s’attache, de telle sorte que toute modification ultérieure de ces factures soit détectable.
La signature électronique repose sur un certificat électronique qui est délivré par un prestataire de service de certification.
Ce certificat comporte :
– Les informations identifiant de manière univoque le possesseur de la clé publique liée à la signature électronique ;
– La clé publique du signataire ;
– La période de validité du certificat ;
– Un numéro de série unique ;
– La signature électronique du prestataire de service de certification qui assure l’authentification de la clé et l’intégrité des informations contenues dans le certificat.
Le certificat électronique attaché à la signature électronique est communiqué au destinataire des factures.
Les assujettis qui émettent des factures sécurisées au moyen d’une signature électronique en informent l’administration en joignant à leur déclaration de résultats ou de bénéfices un état mentionnant les éléments suivants :
– Les coordonnées du service responsable de la transmission des factures ;
– Le nom du logiciel de signature et sa version.
Cette méthode nécessite une infrastructure beaucoup moins lourde que la première.
Si la technique de facturation électronique n’entre pas dans une de ces catégories, vos factures électroniques ne peuvent pas tenir lieu de factures d’origine pour l’administration fiscale lors d’une vente ou prestation à un professionnel.
Précisions:
A. Obligation d’archivage sur support informatique
Les factures électroniques créées et transmises dans les conditions du CGI relatives sont considérées comme originales. Elles doivent être conservées dans leur format original, c’est-à-dire sur support informatique. L’impression sur papier d’une facture électronique, aux fins d’archivage, lui enlève son caractère original.
Durée de conservation totale d’un point de vue fiscal des documents pouvant faire l’objet d’un contrôle de l’administration (article 102B du Livre des Procédures Fiscales) : 6 ans
Durée de conservation sur support informatique (articles 102B et 169 du LPF) : 3 ans minimum, qui correspond à la durée pendant laquelle l’administration fiscale peut recalculer l’impôt payé sur la base des documents conservés.
Jusqu’au 31 décembre de la troisième année suivant la date de la facture, cette dernière doit être conservée dans son format original, c’est-à-dire sur support informatique. Les trois années suivantes, elle peut être conservée sur tout support au choix de l’entreprise. Cependant, en cas de contrôle par l’administration fiscale pendant les six années obligatoires de conservation, la facture doit pouvoir entièrement lui être restituée dans un langage clair.
Remarques propres à chaque type de facture électronique :
1. Facture électronique sécurisée par signature électronique
Le caractère original des factures dépendant de la qualité du système informatique utilisé, le fournisseur et son client devront également conserver dans leur contenu originel et pendant le délai cité ci-dessus, la signature électronique à laquelle les factures sont liées ainsi que le certificat électronique attaché aux données de vérification de la signature électronique
2. Facture dématérialisée
Le fournisseur et le client ont tous deux l’obligation de s’assurer que les factures dématérialisées sont conservées dans leur contenu originel pendant les délais cités ci-dessus.
L’obligation de conservation porte sur l’intégralité du message émis ou reçu, y compris les mentions non obligatoires.
B. Prestataire de certification
L’article 96F de l’annexe III au CGI énonce expressément :
« La signature électronique repose sur un certificat électronique qui est délivré par un prestataire de service de certification. »
Selon une circulaire de l’administration, le prestataire doit être un tiers dans la relation fournisseur / client afin de garantir la sécurité des factures électronique et du certificat qui y sera attaché. C’est le prestataire de certification qui crée le certificat et qui vous le met à disposition. Vous n’avez aucune possibilité de modifier le certificat ; sa fonction sécuritaire est assurée.
Certains organismes publics ont agrée des prestataires et leur clients doivent utiliser leurs services (exemple : Administration fiscale en ce qui concerne les déclarations fiscales en ligne, greffes des tribunaux de commerce). En choisissant un des prestataires partenaires de l’Administration fiscale, celle-ci n’opérera normalement pas de contrôle sur votre système de signature électronique.
Mon cas:
Ayant une activité d’e-commerce entre professionnels, nos clients acceptent la transmission PDF de facture par accord tacite des conditions générales de vente et nous transmettons nos factures en PDF par email.
Le PDF est généré à partir d’Acrobat >5 Mac ou Windows et il est signé numériquement.
La signature numérique fait appel à un certificat logiciel
Le certificat logiciel est compatible Mac ou Windows et nous avons choisi un prestataire de certification déjà agréée DGI pour la TVA.
La commercialisation est validée par le réseau des Chambres du Commerce.
Prix du logiciel 80 euros par an.
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