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Sujet
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Bonjour à toutes et à tous
Dans le cadre de mon boulot, je suis chargé de la gestion la notation annuelle d’environ 1500 agents.
aujourd’hui c’est un document word imprimé que tout le monde rempli à la main…
donc c’est une grosse galère à gérer…
j’aimerai donc mettre un nouveau système en place et j’ai pensé à la solution du formulaire PDF.
Bien évidemment je n’ai jamais créé de formulaire sous acrobat,
voilà en gros les étapes de mon projet et avant de me lancer à corps perdu j’aimerai savoir si mon raisonnement est bon
1. création du formulaire sous word
2. transformation du document word en pdf
3. insertion des champs dans le formulaire (texte, dates, cases à cocher, etc…)
4. une fois terminé, diffusion du formulaire à tous les évaluateurs par mail
5. les évaluateurs remplissent le formulaire, l’impriment pour les signatures et me le retournent par mail
6. extraction des données de chaque formulaire pour alimenter un fichier central (Excel ?)
voilà comment je vois la chose. mon raisonnement est correct ?
en vous remerciant par avance
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Réponses
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Bonjour et bienvenue,
tout ceci est en plein dans le cœur de cible des formulaires PDF et réalisable à peu de frais (et de temps).
Pour exemple il faut télécharger ceci : http://abracadabrapdf.net/articles.php?lng=fr&pg=549Le document n°4, en particulier, montre comment sont présentées les données collectées. Cela ressemble à un tableur et permet d’exporter les données vers un (vrai) tableur ou une base de données.
Le seul hic c’est le point n°5 :
– d’abord je ne comprend pas comment on peut faire pour envoyer un imprimé par email…
:doute:
– d’autre part l’efficacité du cycle de vie d’un formulaire numérique dépend principalement du fait que le processus reste numérique tout du long.
Le passage par une étape papier oblige ensuite soit à resaisir les données “à vue”, ce qui est fastidieux et source d’erreur, soit à resaisir avec un scanner/douchette lisant le code barre intégré au formulaire, ce qui réduit les risques d’erreurs mais reste fastidieux…
Si c’est juste pour une question de signature c’est cette étape qu’il faudrait revoir, et donc soit apprendre à se passer des signatures, soit utiliser des signatures numériques (mais ce n’est pas simple).
Une fois ce point résolu, la mise en forme du formulaire et la collecte des données est un jeu d’enfant.
Et ça vous fera nécessairement gagner du temps.
Merci pour cette réponse !!
Pour le point n° 5, une version papier de cette feuille de note est obligatoire. Mais je me suis peut être mal exprimé.
la version papier restera papier, par contre j’ai besoin de collationner les données j’ai donc besoin du formulaire pdf qui a été rempli c’est pour ça qu’il faut me l’envoyer par mail, non ?
Pas de soucis, on peut effectivement imprimer le formulaire et le retourner par email, l’un n’empêche pas l’autre.
C’est une bonne solution.
😎
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