Donnez vie à vos documents numériques !
 

Relance automatisée dans le cadre d’une révision partagée.

abracadabraPDF Forums PDF – Général Relance automatisée dans le cadre d’une révision partagée.

  • Ce sujet est vide.
  • Créateur
    Sujet
  • #43778
    Yorigami
    Membre

    Bonjour à toutes et à tous.
    Tout d’abord bravo et merci aux créateurs et animateurs de ce site et de ce forum qui est un véritable nirvana pour utilisateur de PDF.

    Je produis beaucoup de documents qui partent en révision partagée. Les collaborateurs qui participent aux révisions sont soit très éloignés géographiquement soit dans des créneaux horaires différents des miens. Ils sont également très distraits, car je suis systématiquement dans l’obligation, lors du suivi des révisions, de passer par le bouton « envoyer un message au réviseur ». Je souhaiterais savoir s’il est possible d’adjoindre un email préformater à l’action de ce bouton pour qu’au clic l’e-mail généré contienne le titre, date d’envoi et échéance du document, ainsi qu’un petit texte déjà écrit.

    Merci pour votre réponse.

Affichage de 12 réponses de 1 à 12 (sur un total de 12)
  • Auteur
    Réponses
  • #50643
    Merlin
    Maître des clés

    Bonjour et merci pour ces éloges !

    Le panneau de suivi des formulaires (Acrobat 8 & 9) a été taillée sur mesure pour ce genre de problématique, cela fait partie de ses fonctions (même si on n’utilise pas Acrobat.com pour diffuser les PDF).

    Voir : http://abracadabrapdf.net/articles.php?lng=fr&pg=549

    :soleil:

    #50644
    Yorigami
    Membre

    Merci pour votre réponse Merlin.
    J’ai me suis sans doute mal expliqué ou je n’ai pas trouvé la solution dans votre réponse.
    J’utilise déjà le suivi de formulaire, pour toutes mes relances. Mais je souhaiterai savoir s’il est possible de le compléter par l’automatisation du format de l’email généré quand on clique sur le “bouton envoyer un message aux réviseurs”.

    Exemple :
    Mon fichier s’appelle Guide_2010_révision.pdf,il a été envoyé le 01/02/10 16:33:05 et a une échéance le 15/02/10 00:00:00.

    Je clique sur mon bouton “envoyer un message aux réviseurs”.
    Et le mail généré qui s’adresse aux réviseurs à cette tournure :
    Titre Relance Guide_2010_ révision.pdf
    Bonjour, ce message est une relance automatique pour vous rappeler que 
    le document « Guide_2010_ révision.pdf » envoyé le 01/02/10 16:33:05 arrive à échéance le 15/02/10 00:00:00.

    Le texte étant une formule toute prête avec des champs dynamiques pour [LaDateEnvoyé] et [LaDatedEcheance].

    Voilà.
    C’est un peu particulier mais ça serait tellement bien de ne plus copier-coller les infos à chaque relance.  :extra:

    #50645
    Merlin
    Maître des clés

    Donc, si je comprend bien, l’idée serait de personnaliser le message.
    C’est bien ça ?
    :???:

    #50646
    Yorigami
    Membre

    Oui exactement, avec le nom du doc, l’heure et la date d’envoi, l’heure et la date d’échéance dans le message envoyé.
    Au départ j’avais pensé à un script accessible par un bouton inclus dans le doc qui générerait un texte qui reprenait toutes les infos (citées ci-dessus) depuis le doc ouvert dans le suivi de révision. Je n’aurai plus alors qu’à copié-collé en une fois ce texte dans le corps du email. Mais je dois avouer que je ne sais pas comment récupérer dans le PDF ces infos par script. :???:

    #50647
    Merlin
    Maître des clés

    Si j’ai (enfin) compris, ce que tu voudrais c’est retrouver automatiquement dans le message de relance (vierge par défaut) le même message que celui envoyé au début de la révision ?
    :Euuuh:

    Quelle est ta version d’Acrobat ?

    #50648
    Yorigami
    Membre

    Je suis sous Acrobat 9.
    Je gère toutes mes révisions en local et en manuel et je ne sais pas ce qu’Acrobat envoie dans son premier message, mais si le nom et les deux dates y apparaissent, c’est bien cela.

    Merci pour ton aide.

    #50649
    Merlin
    Maître des clés

    Exemple :
    Mon fichier s’appelle Guide_2010_révision.pdf,il a été envoyé le 01/02/10 16:33:05 et a une échéance le 15/02/10 00:00:00.

    Je clique sur mon bouton “envoyer un message aux réviseurs”.
    Et le mail généré qui s’adresse aux réviseurs à cette tournure :
    Titre Relance Guide_2010_ révision.pdf
    Bonjour, ce message est une relance automatique pour vous rappeler que 
    le document « Guide_2010_ révision.pdf » envoyé le 01/02/10 16:33:05 arrive à échéance le 15/02/10 00:00:00.

    Le texte étant une formule toute prête avec des champs dynamiques pour [LaDateEnvoyé] et [LaDatedEcheance].

    J’ai compris !
    Le texte ci-dessus étant au présent j’ai cru au départ que c’est ce que tu avais déjà…

    Donc la réponse est non.
    Si tu gères en manuel les infos ne sont ni dans le fichier, ni dans le logiciel.

    Si tu utilises l’article de menu “Envoyer en révision partagée” et que tu utilises le panneau de suivi les infos seront toutes disponibles au même endroit, et selon le système utilisée le message de rappel sera vierge ou déjà complété.
    Ensuite pour modifier ou automatiser il faudrait savoir où Acrobat stocke ces infos et si elles sont récupérables… mais je n’en sais rien.

    :)

    #50650
    Yorigami
    Membre

    Zut, je vais copier-coller alors.
    Merci pour toutes ces explications et désolé si je n’ai pas été très clair dès le départ.

    A bientôt sur le forum.

    #50651
    Yorigami
    Membre

    J’ai peut-être trouvé une piste avec une solution qui pourrait me convenir.
    Quand on souhaite modifier l’échéance dans le dispositif de suivi, ce dernier nous propose un texte “préformaté” qui reprend des infos qui m’internent pour mon email de relance comme ceci :
    [titre]une échéance a été fixée pour la révision partagée du document France_2009-2010_final_révision.pdf. Elle correspond au 02/09/10 09:10:03.[/titre]
    [texte]”Une échéance a été fixée pour la révision partagée du document France_2010_révision.pdf. Elle correspond au 02/09/10 09:10:03.” [/texte]

    Il y a un item juste au-dessus du champ qui propose de “Réinitialiser le message par défaut “.
    Cette réinitialisation est-elle possible sur toutes les révisions ? Ou est-il possible d’accéder à ce message par défaut ? (Est-ce comme pour le texte par défaut, pas d’endroit de stockage connu ?)

    #50652
    Merlin
    Maître des clés

    Oui, c’est possible pour toutes les révisions et j’avais un peu pensé à ça.
    Par contre je ne sais pas où est stocké le texte.

    Je vais me renseigner sur le forum “développeur”…
    :priere:

    #50653
    Yorigami
    Membre

    Merci pour ton aide.  :)

    #50654
    Merlin
    Maître des clés

    En fait on va commencer par le forum des experts, avant celui des développeurs.
    Ce sont souvent les mêmes intervenants mais en ce moment il est beaucoup plus fréquenté, donc réponses plus rapides (en principe).
    ;)

    >> http://www.acrobatusers.com/forums/aucbb/viewtopic.php?pid=62286

Affichage de 12 réponses de 1 à 12 (sur un total de 12)
  • Vous devez être connecté pour répondre à ce sujet.